請購、採購、收貨三步走：杜絕「買了不用、用了沒買」

「買了不用、用了沒買」這八個字，是小廠採購最典型的兩種浪費。根源是需求沒有落單。這篇以 Moges PMS5 的請購與收貨模組為參照，講前三步怎麼在系統裡落地。

一、請購：一張帶審批流的單子

請購單在系統裡不是一個填完就完的表，它有自己的狀態流：草稿 → 已提交 → 已審批（或駁回）。

• 現場或計劃填請購單：要什麼（物料）、要多少（數量）、什麼時候要（需求日期）、幹什麼用（用途）
• 提交後進入待審批——審批人透過才轉已審批，駁回則退回重填
• 明細行級管理：一行一個物料，數量、需求日期、用途各歸各

審批的意義不是流程感，是讓「要花錢的需求」過第二雙眼睛。人少的廠，審批人就是老闆本人，手機上點一下。

二、轉採購：防重複是機制不是自覺

請購審批透過後轉採購單。這裡有個容易被忽略的設計：每行請購明細都記著「已轉採購數量」。

同一行需求要轉 100 顆螺絲，第一次轉了 60 顆，系統記著還剩 40；第二次想再轉 60，多出的 20 轉不了。「買了重複的」不是靠採購員細心防住的，是機制防住的。

轉採購時按行級關聯——一張請購單可以拆成多張採購單（不同供應商、不同批次），每張採購單的明細都回指著它的來源請購行。往後查「這批料是哪張請購來的」，順著關聯就到。

三、歸集：零散需求的集中處理

多個部門前後腳請購同一種料，系統裡的處理是歸集：把待處理的請購明細匯到一處統一看，合併同物料的批次、核實規格數量、按需求日期排處理順序。

歸集的價值在集中——一個人看全貌，重複和漏單都藏不住。變化也在這一步吸收：請購階段改主意，改的是一張紙；採購單確認後再改，就要走變更單了。

四、收貨確認：三步的收口

料到了，開收貨單關聯採購單，核對無誤後確認收貨——庫存自動入庫到指定倉庫，採購單已收數量更新。確認這個動作把「貨到了」和「賬認了」分開，收錯的還能撤消（留痕）。

確認收貨之後，買進來的料在庫存裡可見可領——「買了不用」從此一眼可見：庫存裡躺著的料，系統裡都記著它是哪張請購、哪張採購單進來的。

五、三步連起來的價值

| 浪費形態 | 斷在哪 | 三步怎麼堵 | |---|---|---| | 買了不用 | 需求沒核實 | 請購審批 + 用途必填 | | 用了沒買 | 各以為對方買了 | 歸集集中看 | | 重複購買 | 部門不通氣 | 已轉採購數量防重複 | | 對不上賬 | 收貨不確認 | 確認收貨自動入庫 |

三步各自簡單，串起來是道防線。系統的作用是讓每一步都長在單據上：請購有審批、轉採有核減、收貨有確認——習慣不用靠自覺，跟著單據走就對了。

三步之後的完整鏈路見採購全流程與採購對帳；產品瞭解 Moges PMS5。

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