到貨怎麼收才不亂？收貨單、確認收貨與退貨的完整完整流程

採購環節裡，收貨是被敷衍得最厲害的一步——貨到了，搬進去，完事。這篇不講理念，直接對照 Moges PMS5 的收貨模組，看一套把收貨做成完整流程的設計長什麼樣。

一、收貨單不是孤立的：行級掛在採購單上

收貨單的每一行明細都關聯採購訂單的具體行——同一種物料在採購單上分兩行訂、分兩批交，收貨時各對各行，已收數量不會串。這個行級關聯解決一個具體問題：同物料多行收貨的核對，紙單時代最容易亂的地方。

收貨單還要指定收貨倉庫——這批料確認後進哪個倉，收貨時就定好。

二、確認收貨：一個動作，三件事同時發生

收貨單填完不叫收貨完成，確認才是關鍵動作。確認收貨時：

• 庫存自動增加——物料按指定倉庫入庫，不用倉庫再手工錄入庫單
• 採購單進度更新——明細上的已收貨數量累加，收齊的採購單自動轉 completed
• 對帳資格生效——確認過的收貨才進對帳池

一個動作把物流、賬務、採購進度三件事對齊。這也是為什麼收貨單分「草稿」和「已確認」兩種狀態：草稿是收貨員錄的，確認是核對無誤後的鄭重表態。

三、收錯了怎麼辦：撤消，不是刪除

確認收貨後發現數量點錯、來料不對，系統裡的處理是撤消。關鍵設計在撤消的留痕：撤消人、撤消時間都記錄在收貨單上——單據狀態是「已撤消」，歷史還在。

這比刪除高明：刪除會讓對帳池和庫存的聯動記錄憑空斷掉，撤消則是把整個動作回退且留審計。出錯不可怕，出錯無痕才可怕。

四、分批交貨：一張採購單收 N 次

供應商分批交貨是常態。收貨模組的處理：採購單在「收貨中」狀態可以反覆開收貨單，每收一批記一筆、已收數量累加一行，直到收齊自動轉「收齊」。不用為分批交貨拆採購單，也不用手工記「還差多少沒到」。

五、退貨：收貨的逆動作，同樣成完整流程

驗收發現問題要退，開退貨單：關聯原採購單（可關聯到具體收貨單），逐行校驗可退量——退的不能比收的多。確認退貨後自動從倉庫出庫，庫存同步減。

退貨之後採購單怎麼辦？系統裡有個細緻的狀態：補收貨。退貨後如果這批料還要，採購單轉回補收貨狀態繼續等供應商補發；如果不補了，走取消流程。退貨不會讓採購單懸在半空。

收貨、確認、撤消、分批、退貨——五個動作組成了收貨環節的完整完整流程。到貨對不上賬的廠，問題不在收貨這個動作，在於這些動作沒有被單據化。

收貨確認之後的對帳銜接見月底供應商結算；產品整體介紹可瞭解 Moges PMS5。

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