模具廠採購管理怎麼做？從請購到對帳的全流程

這篇文章不談採購理論，只講一件事：一套面向機械加工廠和模具廠的採購模組，把「請購到對帳」這條鏈拆成了哪些單據、每張單據管住什麼。以 Moges PMS5 的實際設計為參照，逐環節過一遍。

一、請購：需求落單，帶審批

請購單三要素之外，系統裡還多兩道保障：

• 審批流：請購單從草稿提交（submitted）後進入待審批，審批人透過才轉 approved——需求在花采購的錢之前，先過一道確認
• 防重複轉採：每行請購明細都記著「已轉採購數量」，轉採購時自動核減。同一行需求轉兩次採購，第二次就不讓多轉了——「買了重複的」從機制上被堵死

請購明細上還掛著需求日期和用途，這兩條到了採購環節就是交期和核價的依據。

二、採購單：五種狀態管住一張單的一生

採購單不是下出去就完了，它的狀態一直在變：

• confirmed：已確認未收貨——單子生效，等供應商交貨
• receiving：收貨中——分批交貨進行到一半，每收一批記一筆
• completed：收齊——該到的都到了
• restocking：補收貨中——發生退貨後，採購單重新開啟等補貨（這個狀態很多系統沒有，它解決的是「退了貨，這單還沒完」）
• cancelled：作廢

每行明細實時記著已收貨數量，和來源請購明細行級關聯——一張請購單拆成幾張採購單、各轉了多少，回查一目瞭然。

三、變更單：改單不是喊一聲，是開一張變更單

採購單確認後要改，系統裡的做法是開一張採購變更單：變更型別五選一（數量 / 價格 / 供應商 / 交貨日期 / 取消），變更前資料和變更後資料各自留存，變更原因、變更人、變更時間全部記錄，確認後才生效。

這意味著任何一張採購單的歷史都能回答：它被改過幾次、每次改了什麼、誰改的、為什麼改。月底對帳時的價格爭議，翻變更單就有答案。

四、收貨與退貨：進出來的每一步都有賬

收貨單確認後自動入庫到指定倉庫，明細按行關聯採購訂單——同一種物料分幾行訂、分幾批交，各收多少不會串。收錯了還能撤消：撤消不是硬刪，留撤消人和撤消時間，審計鏈完整。

退貨單確認後自動出庫，逐行校驗可退量（退的不能比收的多），退貨後採購單自動轉入補收貨狀態。退貨不是跟採購單割裂的動作，它就長在這條鏈上。

五、對帳：一張對帳單算清五筆錢

採購對帳單按供應商、按期間出，上面五筆金額分得清清楚楚：對帳總金額、退貨總額、應付金額、確認金額、已付款金額。退貨自動計入對帳衝減，不用手工扣。對帳單走確認流程（傳送供應商確認→確認），確認後按應付到期日安排付款，發票號也掛在單上。

請購、採購、變更、收貨、退貨、對帳——六類單據各管一段，串起來就是這條鏈的全貌。上一筆支出有沒有出處、下一批料什麼時候到，都看單據，不靠記憶。

這套鏈路裡的每張單據都可在 Moges PMS5 的採購模組裡實際操作；客戶側的應收對帳（RC 對帳單）是同一套思路的映象，見月底對帳怎麼不扯皮。

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