客製化自動化標準件採購管理系統選型：BOM驅動避開錯採漏採坑

前言：標準件不管好，就是隱形的利潤黑洞

我跑過幾十家中小客製化自動化製造企業發現一個很有意思的現象：大家對設計、裝配環節的問題盯得很緊卻很少有人重視標準件採購的管理覺得不就是螺絲導軌氣缸找供應商下單就行犯不上花精力專門管。直到出了問題才追悔莫及要麼專案裝配缺料等貨延期交付要麼多買了一堆呆滯料佔著庫存吞利潤。

今天就聊聊這個話題把我見過的常見誤區理一理再說說正確的做法應該是什麼樣。

一、誤區一：靠Excel就能搞定標準件採購

大部分中小非標廠起步的時候都是用Excel管所有東西標準件採購更是覺得沒必要上系統無非就是記個料號、數量、供應商Excel足夠了。但實際上非標專案一個BOM少則幾十種物料多則上百種其中標準件能佔30%-40%。採購每次都要手動從設計匯出的BOM裡把標準件摘出來整理成採購單這個過程只要是人做就一定會出錯。

上個月我在崑山對接一家25人的非標廠他們老闆跟我吐槽上個月一個35万的檢測裝置專案裝配到一半才發現絲桿漏採了供應商要3天才能交貨專案直接延期按照合同賠了1%也就是3500塊還讓客戶對我們的交付能力打了折扣。除此之外盤庫的時候發現倉庫裡堆了快8万的呆滯標準件都是歷年錯採、多采剩下的賣廢品值不了幾個錢放著又佔倉庫位置資金佔壓太嚴重。

用Excel管還有一個問題：不同專案如果用到同一款標準件採購沒辦法快速歸集批次下單隻能分開下單不僅拿不到更優惠的批次價格還增加了下單的溝通成本效率很低。

二、誤區二：標準件採購和BOM設計脫節

很多非標廠哪怕上了通用型ERP也容易犯這個錯：BOM是設計部門維護採購部門自己匯出來整理採購單中間沒有自動聯動。非標專案改設計是家常便飯客戶改要求設計改方案BOM隨之變更但是採購部門拿到的還是舊版本BOM很容易就採錯。

我見過更誇張的設計把原來的40缸徑氣缸改成50缸徑BOM改了但是採購不知道還是按舊BOM採了40缸徑回來退又退不掉只能放到倉庫當呆滯料這又是一筆隱形成本。如果是漏改少了一兩個標準件那就等著延期交付了。

這種問題的根源就是標準件採購沒有跟BOM繫結還是人工流轉資訊只要有人工參與的環節就一定會有出錯的機率機率再小專案做多了總會出問題一次出錯就能吃掉好幾個專案的利潤。

三、標準件採購管理系統該解決三個核心問題

1. BOM驅動自動拆分明細

從專案BOM投單拆分的時候自動把標準件、外發件、自加工件分開標準件直接生成請購明細不用採購手動去摘從根源上避免了漏採錯採。以Moges PMS9為例它就是以BOM為核心驅動全流程拆分之後標準件的請購明細自動彙總設計變更之後BOM更新請購明細也同步更新不會再出現採購拿舊BOM下單的情況。

2. 批次歸集生成採購單

多個專案的同一款標準件可以自動歸集到同一張採購單既能拿到供應商的批次折扣還能減少下單次數提高採購效率。同時支援把待採購的標準件分批歸集急料先走不急的可以湊單降本採購靈活度也夠。

3. 全流程狀態可見

從請購到下單到收貨入庫每個節點的狀態都會自動更新專案管理人員不用天天追著採購問買了沒有直接在系統裡就能看到進度減少了無效溝通。

四、基礎管理不能少：物料和供應商要統一管控

很多企業標準件採購出問題根源其實在基礎管理。

首先是物料不統一編碼。同一款氣缸設計A叫"亞德客氣缸40×100"設計B叫"氣缸40×100亞德客"系統裡就變成兩個不同物料採購的時候就會重複下單多買一堆回來。所以一套合格的標準件採購管理系統必須有統一的物料檔案管理把所有標準件的編碼、規格、分類、單位都統一起來從源頭避免一物多碼的問題。

其次是供應商管理。標準件品類很多不同品類有不同的優勢供應商很多企業採購找供應商都是靠記憶或者手機通訊錄找不對供應商就容易出問題比如找了一家做螺絲的買導軌價格貴交貨還慢。好的系統會統一維護供應商資訊包括供貨類別、聯絡方式、等級評估採購下單的時候直接就能篩選出對應品類最優的供應商不用再到處找聯絡方式也能保證供貨品質和交期。

五、採購入庫要和庫存、專案聯動

標準件採購收貨之後要直接入庫系統要自動更新庫存並且把採購成本自動歸集到對應專案這樣後面算專案利潤的時候就能精準看到標準件花了多少錢不會出現最後算利潤的時候才發現超支了很多。

而且庫存聯動之後倉庫裡已經有的標準件系統會自動扣減請購量不用再重複採購也能減少呆滯料的產生。舉個例子某個專案請購了10個M6內六角螺絲倉庫裡已經有3個系統會自動把請購量改成7個不用再採購10個避免多買。這也是Excel很難做到的Excel要手動查庫存再改數量很容易忘就多買了。

總結：躲開坑才能賺到該賺的錢

客製化自動化製造本來就是小批次多品種每個專案都有差異標準件看起來都是通用件沒什麼技術含量但管不好就是隱形的利潤黑洞。很多企業做專案算賬的時候只算了材料的顯性成本從來沒算過錯採漏採帶來的延期賠付、呆滯料佔壓的資金這些加起來其實不少。

你這邊算過標準件採購每年帶來的隱形成本有多少嗎？如果答案讓你覺得是時候改變了也許是時候和摩傑斯聊聊Moges PMS9了——讓每一分採購成本都花在刀刃上。